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Dakar
Management

Réussir sa réunion mensuelle

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Combien de fois sommes nous confrontés à des réunions interminables ? A des réunions dont nous ne sommes pas très certains des conclusions ? La réunion reste une activité importante en entreprise mais surtout Ô combien chronophage. Pour la rendre efficace, quelques recommandations…

Règle N°1: des objectifs clairs

Quel but poursuivons nous en tenant cette réunion ? Avons nous atteints notre (nos) objectif (s) à la clôture de cette réunion ?

Par exemple, pour une réunion de vente, vos objectifs pourraient être:

  1. la validation des objectifs et du plan d’approvisionnement des prochains mois
  2. l’identification et la résolution des problèmes/contraintes liés au point 1
  3. prise en compte des risques et des plans d’action adéquats

Règle N°2: Limiter le nombre de participants au minimum nécessaire

Lorsque trop de collaborateurs prennent part à une réunion, il peut devenir très difficile de canaliser les débats et de conduire les échanges dans des délais raisonnables. Mais surtout, capturer tous les points de vue relève de l’exploit. Jeff Bezos, CEO d’Amazon applique la règle des 2 pizzas. Si vous répondez à la question combien de personnes peut-on nourrir avec 2 pizzas, vous avez répondu à la question combien de participants à la réunion.

Règle N°3: une répartition des rôles

Un certain nombre de rôles doivent être attribués afin assurer le bon fonctionnement de la réunion: celui qui dirige la réunion (chairman), celui qui s’assure que vous êtes dans les temps (time keeper), et celui qui prend les notes pour établir le PV de réunion (scribe).

Le chairman: il modère les débats, s’assure que les discussions arrivent à une conclusion. Il pourra décider/recommander que certaines discussions se tiennent en dehors de ce forum pour recentrer les échanges sur l’ordre du jour.

Le time keeper: Il s’assure que chaque sujet est discuté dans le temps imparti autant que possible. Il pourra suggérer de raccourcir les pauses afin de rattraper le retard accumulé.

Le scribe: Il conduit la revue du PV de la réunion précédente et notamment l’état d’avancement des plans d’actions agréés. Il prendra note des nouvelles actions agrées et établira le PV pour diffusion après la réunion. Il pourra également se rapprocher des participants après la réunion afin de valider/clarifier certains points.

Un participant peut cumuler plusieurs rôles. Pour le bon déroulement de la séance, des rôles notamment liés à la logistique peuvent être confiés à des personnes extérieures.

Règle N°4: un agenda clair et communiqué

Quels sont les sujets couverts ? Pour chaque sujet, qui en a la responsabilité ? Combien de temps est imparti au traitement de chaque sujet ? A quelle heure débute la réunion ? A quelle heure devrait elle se terminer ? A quel moment les pauses sont prévues ?

Autant de questions qui permettent aux participants de se préparer mais également de conduire la réunion en fonction d’un canevas bien précis. D’où une certaine maîtrise du temps.

Règle N°5: une préparation sérieuse

Une réunion se planifie, surtout quand elle est récurrente.

  1. Informer de la date retenue suffisamment à l’avance pour permettre aux participants de s’organiser
  2. Mettre à jour le statut des plans d’action agréés lors de la réunion précédente
  3. Faites circuler éventuellement les documents relatifs à la réunion avant qu’elle ne se tienne (présentations des participants, rapport de performances etc.)
  4. Prendre les dispositions nécessaire à la logistique

Des règles de vie sont également indispensables: les téléphones en mode silence, ne tenir qu’une seule discussion en même temps, prévoir des pauses afin d’éviter des sorties intempestives des participants.

Bonne réunion


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